关于做好2017年度档案归档工作的通知

[党委(院长)办公室]    2018/04/19

 

各部门、各单位:
为确保学校档案的完整性,进一步加强我校档案工作的规范化建设,现请各部门、各单位兼职档案员按照学校档案工作相关规定,及时做好2017年度档案归档工作,具体要求如下:
一、归档范围
1.参照《蚌埠医学院档案归档范围与保管期限表(试行)》(详见附件1)。
2.各部门、各单位自行出版的图书、报刊、汇编资料应送交一份至综合档案室备存。
3.我校各项活动中形成的,或者在对外交流中形成的有保存价值的实物声像档案,如荣誉证书、奖状、奖杯、纪念品、照片、光盘等,原则上送交综合档案室集中管理。
二、归档时间
1.党政部门及能按年度归档的部门于今年5月底前归档。
2.各教学部门形成的教学综合管理文件材料,经系统整理后应在5月底前归档;学生学籍管理的文件材料(包括成绩单、学籍变动等)在9月底前归档;各学院、各专业毕业生照片档案在6月底前完成归档。
3.科研、设备档案在项目完成后2个月内归档。
4.基建档案在项目完成后3个月内归档。
5.财会档案,在会计年度终了后,由财务处保管一年,期满后于次年5月底前归档。
三、归档要求
1.归档文件材料应齐全完整;纸质文件材料应为原件;上级来文与收文处理单并存,本校文件与文件签发单、定稿并存,正文与附件并存,请示与批复并存。
2.校内发文的排列顺序为:正本(包括附件)—文件签发单—定稿;上级来文的排列顺序为:收文处理单—正本。
3.纸质档案如有电子版,应在纸质档案移交后将电子文档数据上传至综合档案室邮箱,邮箱地址1309475443@qq.com
4.归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。
5.凡产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。
6.各部门、各单位兼职档案员负责统一向综合档案室移交归档材料,移交时填写《蚌埠医学院档案材料交接登记表》(附件2),一式两份,由移交部门和综合档案室相关人员签字移交,归档部门和综合档案室各执一份,以备查验。
联系人:程蒙;电话:3175019。
特此通知。
附件1:蚌埠医学院档案归档范围与保管期限表(试行)
附件2:蚌埠医学院档案材料交接登记表
                 
党委(校长)办公室
2018年4月19日
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